Les séances de conciliation en matière d’expropriation nécessitent généralement la présence de nombreuses personnes. Par exemple, dans le cas d’une expropriation par une municipalité, on peut y trouver : l’exproprié, le représentant de la municipalité expropriante, leurs avocats, le maire de cette municipalité et différents experts.

Afin que ces séances de conciliation se déroulent de façon efficace, elles sont planifiées d’avance. Pour ce faire, le Tribunal fixe une conférence téléphonique avec toutes les personnes concernées par la conciliation.

Lors de cette conférence téléphonique, le conciliateur cherche à identifier les personnes qui seront présentes pendant la séance de conciliation – entre autres, le nom et l’expertise des différents experts. Le conciliateur détermine aussi les documents à apporter, le rôle de chaque personne et s’il est nécessaire de visiter un lieu en particulier, par exemple, le terrain exproprié.

Le conciliateur planifie aussi un agenda de travail, c’est-à-dire qu’il planifie d’avance le déroulement de la séance de conciliation. Un compte rendu écrit de la conférence téléphonique est inclus dans l’avis de convocation transmis par le Tribunal aux personnes qui participeront à la séance de conciliation.

Au besoin, il est possible que deux conciliateurs soient présents pendant la séance de conciliation.

Notez que toute personne qui participe à une séance de conciliation en matière immobilière doit s’engager à respecter la confidentialité de ces séances en signant un document appelé « Consentement et engagement à la confidentialité ».